Saklama ve İmha Politikası
1.
Giriş
2.
Tanımlar
3.
Görev Dağılımı
Tablo 1: Saklama Süreçlerinde Yer Alan Birimler Ve Görev Dağılımı
4.
Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası İle Düzenlenen Kayıt Ortamları
5.
Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
6.
Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları,
7.
İmhayı Gerektiren Sebepler
8.
Kişisel Verilerin Güvenli Bir Şekilde Saklanması İle Hukuka Aykırı
Olarak İşlenmesi Ve Erişilmesinin Önlenmesi İçin Alınmış Teknik Ve
İdari Tedbirler
9.
Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Si̇li̇nmesi̇,Tekni̇kleri̇
10.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Teknikleri
11.
Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri
12.
Kişisel Verilerin Saklama Ve İmha Süreleri
Tablo 2: Saklama Ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo
13.
Politikanın Yayınlanması Ve Saklanması
14.
Politikanın Güncelleme Periyodu
15.
Yürürlük
Ek- 1: İlgili Kişinin Talebi Üzerine İmha Tutanağı
Ek 2- Periyodik İmha Tutanağı
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1.
Giriş
1.1.
Amaç
Bu politikanın amacı, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir
veri dosyalama sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla
veya bir dosyalama sisteminin parçasını oluşturması amaçlanan araçlarla
Kontrolör (Veri Sorumlusu) tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması
silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilme süreçlerine ilişkin usul
ve esasları belirlemektir.
1.2.
Hukuki Dayanak
Bu politika; 6698 sayılı Kanunun 7 nci maddesinin üçüncü fıkrası ile 22 nci
maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine dayanılarak hazırlanmış Ki̇şi̇sel
Veri̇leri̇n Si̇li̇nmesi̇, Yok Edi̇lmesi̇ Veya Anoni̇m Hale Geti̇ri̇lmesi̇
Yönetmeliğine uygun olarak hazırlanmıştır.
1.3.
Veri Sorumlusu Dayanak
Veri Sorumlusu; Kişisel veri işleme envanterine uygun olarak bu kişisel
veri saklama ve imha politikasını hazırlamıştır.
1.4.
Politikanın Kapsamı:
Bu Politika, Omix Mobil Teknoloji A.Ş. ‘nin Veri Sorumlusu olarak aşağıdaki
hususlara ilişkin bilgilendirmesini kapsamaktadır:
1.4.1.
Politikanın hazırlanma amacını ve dayanak mevzuat hükümlerini, Veri
Sorumlusu içi uygulama prosedürleri
1.4.2.
Kişisel veri saklama ve imha politikasında yer verilen hukuki ve teknik
terimleri ve tanımlarını
1.4.3.
Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin amaçları ve hukuki sebeplerini,
1.4.4.
Kişisel Verilerin kaydedildiği her türlü kayıt ortamlarını,
1.4.5.
Kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren hukuki, teknik ya da
diğer sebeplere ilişkin açıklamaları,
1.4.6.
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak
işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için Veri Sorumlusu tarafından alınmış
teknik ve idari tedbirleri,
1.4.7.
Kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için alınmış teknik ve
idari tedbirlere,
1.4.8.
Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanlarına,
birimlerine ve görev tanımlarına,
1.4.9.
Saklama ve imha sürelerini gösteren tabloya,
1.4.10.
Periyodik imha sürelerine ve imha yöntemlerine
1.4.11.
Mevcut kişisel veri saklama ve imha politikasında güncelleme yapılmış ise
söz konusu değişikliğe İlişkin bilgileri
2.
Tanımlar
2.1.
Alıcı grubu:
Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel
kişi kategorisidir.
2.2.
İlgili kullanıcı:
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu
olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu
içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda
kişisel verileri işleyen kişileridir
2.3.
İmha:
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
işlemidir.
2.4.
Kayıt ortamı:
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin
parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin
bulunduğu her türlü ortamı ifade eder.
2.5.
Elektronik Ortam:
Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği,
değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
2.6.
Elektronik Olmayan Ortam:
Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer
ortamlar.
2.7.
Hizmet Sağlayıcı:
Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya
tüzel kişi.
2.8.
Kişisel veri işleme envanteri:
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları
kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları,
veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla
ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar
için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel
verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak
detaylandırdıkları envanterdir.
2.9.
Kişisel veri saklama ve imha politikası:
Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan
azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme
işlemi için dayanak yaptıkları politikadır.
2.10.
Periyodik imha:
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan
kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında
belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok
etme veya anonim hale getirme işlemini ifade eder.
2.11.
Sicil:
Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri
sorumluları sicilini ifade eder.
2.12.
Veri kayıt sistemi:
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt
sistemini ifade eder.
2.13.
Veri sorumlusu:
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt
sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel
kişiyi ifade eder.
2.14.
Veri İşleyen:
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel
verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
2.15.
Kişisel verilerin silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için
hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi
işlemidir.
2.16.
Kişisel verilerin yok edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından
hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilmesi işlemidir.
2.17.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi
Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği
belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale
getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için;
kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından
geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı
ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla
dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle
ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
2.18.
İlgili Kişi
: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi
2.19.
Açık Rıza
: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle
açıklanan rızayı.
2.20.
Kişisel Veri Koruma Komisyonu:
Veri Sorumlusu içerisinde kurulmuş ve KVKK süreçlerinde yer alan komisyonu
(“KVKK Komisyonu”)
3.
Görev Dağılımı
Veri Sorumlusu, tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika
kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi
uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının artırılması,
izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak
işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin
önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması
amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya
yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere
aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları,
birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.
Tablo 1: Saklama Süreçlerinde Yer alan Birimler ve Görev Dağılımı
|
Ünvan
|
Birim
|
Görev
|
|
İnsan Kaynakları Müdürü
|
İnsan Kaynakları
|
Çalışanlar ve çalışan adayları ile ilgili süreçlerden, bu
süreçlerde toplanan verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin
KVKK’ya ve işbu politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
Muhasebe Müdürü
|
Muhasebe Müdürlüğü
|
Finans ve Muhasebe süreçlerinden, bu süreçlerde toplanan
verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu
politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
Pazarlama Müdürü
|
Pazarlama Müdürlüğü
|
Pazarlama süreçlerinden, bu süreçlerde toplanan kişisel
verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu
politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
CEO
|
Yönetim
|
Bütün birimlerin KVKK’ya uyumlu hareket ettiği ve KVKK
kapsamında gerekli imha süreçlerini yerine getirdiğinin
takibinden sorumludur.
|
|
İş Geliştirme Direktörü
|
İş Geliştirme Direktörlüğü
|
İş geliştirme süreçlerinden, bu süreçlerde toplanan kişisel
verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu
politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
Yurt Dışı Satış Müdürü
|
Yurt Dışı Satış Müdürlüğü
|
Yurtdışı satış süreçlerinden,bu süreçlerde toplanan kişisel
verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu
politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
Satış Direktörü
|
Satış Direktörlüğü
|
Satış süreçlerinden, bu süreçlerde toplanan kişisel
verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu
politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
Ürün Müdürü
|
Ürün Müdürlüğü
|
Ürünlere ilişkin süreçlerden, bu süreçlerde toplanan
kişisel verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve
işbu politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
Üretim/Kalite Müdürü
|
Üretim/Kalite Müdürlüğü
|
Üretim süreçlerinden, bu süreçlerde toplanan kişisel
verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu
politikaya uyumundan sorumludur.
|
|
Hukuk Birimi
|
Hukuk Müşavirliği, Hukuk Departmanı, Avukatlar
|
Sözleşme süreçlerinde kişisel veri aktarımlarının tespiti,
uygun aktarım sözleşmeleri ve protokollerin imzalanmasının
sağlanması, personel gizlilik prosedür ve
taahhütnamelerinin hazırlanması ve takibi, hukuki süreçlere
ilişkin toplanan verilerin KVKK’ya uyumundan ve imhasından
sorumludur.
|
|
Bilgi İşlem Birimi
|
Bilgi işlem çalışanları
|
Dijital kayıtların ve internet sitesinde bulunan
kayıtlarından KVKK uyumundan ve imha süreçlerinden
sorumludur.
|
|
KVKK Komisyonu
|
komisyon üyeleri
|
İşbu politikada olmayan hususların netliğe kavuşturulması,
politikanın uygulanmasının sağlanmasından sorumludur.
|
4.
Kişisel veri saklama ve imha politikası ile düzenlenen kayıt ortamları
:
4.1.
Kağıt ortamlar
; Kağıt, Manuel veri kayıt sistemleri (formlar ziyaretçi giriş defteri) ,
Yazılı, basılı, görsel ortamlar
4.2.
Elektronik ortamlar ;
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta), veritabanı, web, dosya
paylaşım, vb.), Yazılımlar , Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı,
saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ), Kişisel
bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü), Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.),
Optik diskler (CD, DVD vb.), Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart
vb.), Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
5.
Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
5.1.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
5.2.
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
5.3.
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
5.4.
5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu
Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
5.5.
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
5.6.
4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
5.7.
3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
5.8.
4857 sayılı İş Kanunu,
5.9.
2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
5.10.
Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği,
5.11.
Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun
5.12.
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
6.
Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
6.1.
Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
6.2.
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
6.3.
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin
Yürütülmesi
6.4.
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
6.5.
Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
6.6.
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine
Getirilmesi
6.7.
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
6.8.
Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.9.
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.10.
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
6.11.
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
6.12.
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
6.13.
Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
6.14.
Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
6.15.
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
6.16.
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
6.17.
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.18.
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.19.
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
6.20.
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
6.21.
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.22.
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve
Değerlendirilmesi
6.23.
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.24.
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.25.
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
6.26.
Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
6.27.
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
6.28.
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
6.29.
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
6.30.
Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
6.31.
Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
6.32.
Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
6.33.
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
6.34.
Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
6.35.
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
6.36.
Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.37.
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
6.38.
Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.39.
Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.40.
Talep / Şikayetlerin Takibi
6.41.
Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
6.42.
Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
6.43.
Ücret Politikasının Yürütülmesi
6.44.
Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
6.45.
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
6.46.
Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri
6.47.
Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
6.48.
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.49.
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
6.50.
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
7.
İmhayı Gerektiren Sebepler
7.1.
Kişisel veriler; İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin
değiştirilmesi veya ilgası,
7.2.
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
7.3.
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği
hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
7.4.
Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel
verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum
tarafından kabul edilmesi,
7.5.
Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi
veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu
reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre
içinde cevap vermemesi hallerinde;
7.6.
Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
7.7.
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve
kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın
mevcut olmaması, durumlarında,
7.8.
Veri Sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir
ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8.
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı
olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için alınmış teknik ve
idari tedbirler
8.1.1.
Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
8.1.2.
Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki
güvenlik önlemleri alınmaktadır.
8.1.3.
Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri
mevcuttur.
8.1.4.
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve
farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
8.1.5.
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
8.1.6.
Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
8.1.7.
Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
8.1.8.
Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
8.1.9.
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
8.1.10.
Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
8.1.11.
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
8.1.12.
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de
sağlanmaktadır.
8.1.13.
Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
8.1.14.
Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
8.1.15.
Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler
belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
8.1.16.
Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse
mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak
gönderilmektedir.
8.1.17.
Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
9.
Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Si̇li̇nmesi̇,Tekni̇kleri̇
9.1.
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler:
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona
erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim
yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır
9.2.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler:
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre
sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili
kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilir.
9.3.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: F
iziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre
sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer
çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek
karartma işlemi de uygulanır
9.4.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler:
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını
gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve
erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme
anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.
10.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Teknikleri
10.1.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler:
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre
sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok
edilir
10.2.
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler:
Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını
gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline
getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca,
manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana
maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.
11.
Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri
11.1.1.
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle
eşleştirilerek dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle
ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder. Veri Sorumlusu,
hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren
sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.
11.1.2.
KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan
kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla
işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışındadır. Anonim hale
getirilerek işlenen kişisel veriler KVK Kanunu kapsamı dışında olacağından
politikanın 10. bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli
olmayacaktır.
11.1.3.
Maskeleme (Masking)
Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti
içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi
yöntemidir. Örnek: Kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, TC
Kimlik No, ad, soyad vb. bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri
sahibinin tanımlanmasının imkansız hale geldiği bir veri setine
dönüştürülmesi.
11.1.4.
Toplulaştırma (Aggregation)
Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel
veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.
Örnek: Müşterilerin doğum yıllarını tek tek göstermeksizin 1975 yılında
doğan 100 müşteri bulunduğunun ortaya konulması.
11.1.5.
Veri Türetme (Data Derivation)
Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik
oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle
ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örnek: Doğum
tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen
ilçenin veya şehirin belirtilmesi.
11.1.6.
Veri Karma (Data Shuffling, Permutation)
Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin
karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması
sağlanmaktadır. Örnek: Ses kayıtlarının niteliğinin değiştirilerek sesler
ile veri sahibi kişinin ilişkilendirilemeyecek veya tanınamayacak hale
getirilmesi.
11.1.7.
Değişkenleri Çıkarma:
Kişisel verileri gerçek kişi ile ilişkilendirmeye yarayabilecek verilerin
bir veya birden çok bölümünün çıkarılması
12.
Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreleri
12.1.
İmha süreçleri, ilgili kişinin talebi, Kişisel Verileri Koruma Kurulu
kararı veya periyodik imha süresinin dolması ile yapılır.
12.1.1.
Periyodik İmha:
Veri Sorumlusu bünyesinde belirlenen periyodik imha süresi her yılın Aralık
ve Haziran ayıdır.
12.1.2.
İlgili kişinin talebi üzerine imha:
İlgili kişinin talebi üzerine imha, talebin uygun görülmesi halinde
gecikmeksizin ve her halükarda talebin tebliğinden itibaren 30 gün içinde
yerine getirilir ve aynı süre içinde ilgili kişiye cevap verilir. İlgili
kişinin başvuru ve talep süreçleri “ilgili Kişi Başvuru Prosedürü”nde
belirtilmiştir.
12.1.3.
Kurul Kararı üzerine imha:
Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından kişisel verinin imha edilmesine
ilişkin bir karar verilmesi durumunda kararın tebliğinden itibaren
gecikmeksizin ve her halükarda 30 gün içinde yerine getirilir ve Kurul’a
aynı süre içerisinde cevap verilir.
12.2.
Aşağıda yer alan tabloda Veri Sorumlusu içerisinde işlenen veri
kategorileri, kanuni ve işleme amacının gerektirdiği işleme ve saklama
süreleri ile imha periyodu yer almaktadır.
12.3.
Bu tabloda yer almayan ancak Veri Sorumlusu’nun süreçlerinde yer alan
kişisel verilerin imhasına veya tablonun güncellenerek eklenmesine; Kurul
Kararları ve Kişisel verilerin işleme amacı ile orantılı olmak kaydıyla
Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu karar vermeye yetkilidir. KVKK
Komisyonu vereceği kararda, sürenin KVKK’nın 4. maddesindeki ilkelere uygun
olmasını sağlar.
12.4.
Söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç
yıl süreyle saklanır.
Tablo 2: Saklama Ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo
|
No:
|
Veri Konus Kişi Grubu
|
Süreç
|
Veri Saklama Süresi
|
İmha Zamanı
|
|
1
|
Çalışan Adayı
|
Çalışan Adayı Başvuru ve Değerlendirme süreçleri (Özgeçmiş,
fotoğraf, iş başvurusu için alınan tüm belgeler)
|
2 Yıl
|
İlk Başvurunun yapıldığı tarihten itibaren; işe alınmamış
olması şartıyla, saklama süresinin geçmesinin ardından ilk
periyodik imha süresinde
|
|
2
|
Çalışan
|
Özlük Dosyası Süreçleri (iş sözleşmesi, kimlik, iletişim,
ehliyet, hukuki işlem, disiplin süreçleri, özlük hakları
süreçleri, özgeçmiş, adli sicil kaydı ve özlük dosyasındaki
diğer belgeler, görsel işitsel kayıtlar, zimmet işlemleri)
|
15 yıl
|
İşten Ayrıldığı tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
3
|
Çalışan
|
Araç takip sistemi ile edinilen lokasyon bilgisine ilişkin
süreçler
|
2 Yıl
|
Veri işlemenin yapıldığı tarihten itibaren saklama
süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
4
|
Çalışan
|
Çalışan ücret ve diğer özlük haklarına ilişkin muhasebe,
ödeme ve mali süreçleri
|
15 yıl
|
İşten Ayrıldığı tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
5
|
Çalışan
|
Çalışana tesis edilen e-posta, kurumsal hesap ve
cihazlardaki işlem ve içerik kayıtları süreçleri
|
10 yıl
|
İşten Ayrıldığı tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
6
|
Çalışan
|
İşverenin sağlık ve güvenlik kayıtları, kişisel sağlık
dosyası ve onaylı deftere ilişkin süreçleri
|
15 yıl
|
İşten ayrılma tarihinden itibaren saklama süresinin
geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
7
|
Çalışan
|
İşyeri giriş çıkış puantaj kayıtları
|
15 yıl
|
İşten ayrılma tarihinden itibaren saklama süresinin
geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
8
|
Çalışan
Ziyaretçi
Web Sitesi Ziyaretçisi
|
İşlem Güvenliği Süreçleri (Yer sağlanan internet
sitelerinin trafik bilgileri (IP adresleri, bağlantı
tarih-saat bilgisi, istenen sayfa adresi, işlem bilgisi
(GET, POST komut detayları) ve sonuç bilgisi)
|
2 yıl
|
Kayıt tarihinden itibaren saklama süresinin geçmesinin
ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
9
|
Tüm ilgili kişi grupları (çalışanlar ayrıca
belirtilmiştir.)
|
Hukuki işlem süreçleri
|
10 yıl
|
Hukuki işlemin yapıldığı tarihten itibaren saklama
süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
10
|
Tedarikçi, iş ortakları ve müşteriler
|
Müşteri işlem bilgileri (çek, senet, fatura, talep,
şikayet)
|
10 yıl
|
İşlemin yapıldığı tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
11
|
Tedarikçi, iş ortakları ve müşteriler
|
Çağrı Merkezi kayıt süreçleri
|
10 yıl
|
İşlemin yapıldığı tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde
|
|
12
|
Tedarikçi, iş ortakları ve müşteriler ve sözleşme yapılan
kişiler (çalışanlar başka bölümde ayrıca belirtilmiştir)
|
Sözleşme ve Ticari işlem süreçleri (Yazılı veya yazılı
olmayan sözleşme ve ekleri, imza sirküleri, tarafların
iletişim bilgileri, sözleşmeye ilişkin teslimat ve sevkiyat
belgeleri)
|
10 yıl
|
Sözleşmenin ve aynı zamanda hukuki ve fiili ticari
ilişkinin sona ermesinin ardından saklama süresinin sona
ermesini izleyen ilk periyodik imha süresinde
|
|
13
|
Tüm ilgili kişi grupları (çalışanlar başka kategoride
ayrıca belirtilmiştir)
|
Muhasebe ve finans süreçleri (yapılan ve alınan ödemeler,
faturalar, mali belgeler,slipler, ekstreler)
|
10 yıl
|
İlişki sözleşmeye dayalı ise, sözleşmenin ve aynı zamanda
hukuki ve fiili ticari ilişkinin sona ermesinden itibaren,
ilişki sözleşmeye dayalı değil ise işlem tarihinden
itibaren saklama süresinin sona ermesini izleyen ilk
periyodik imha süresinde
|
|
14
|
Ziyaretçiler
|
İnternet sitesi çerez bilgileri
|
internet sitemizde belirtilen sürelerde saklanmaktadır.
|
internet sitemizde belirtilen süreler sonunda imha
edilmektedir.
|
|
15
|
Müşteriler ve Potansiyel Müşteriler
|
Müşterilerden alınan ticari ileti onaylarına ilişkin
kayıtlar
|
3 yıl
|
Onayın geçerliliğini yitirmesinden itibaren saklama
süresinin geçmesi ile
|
|
16
|
Müşteriler ve Potansiyel Müşteriler
|
Müşterilerden alınan ticari ileti onayları dışındaki diğer
kayıtlar
|
3 yıl
|
Kayıt tarihinden itibaren saklama süresinin geçmesi ile
|
|
17
|
Müşteriler
|
Ürünün servis tarafından alındığına ilişkin belge, servis
fişi ve Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği kapsamında
düzenlenmesi öngörülen diğer bilgi veya belgeler
|
3 yıl
|
Hizmetin ifa edildiği (servis incelemesinin bittiği)
tarihten itibaren saklama süresinin geçmesini izleyen ilk
periyodik imha süresinde
|
|
18
|
Müşteriler
|
Mesafeli Satışlarda Cayma hakkı, bilgilendirme, teslimat ve
Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği kapsamındaki diğer
hususlardaki yükümlülüklerine dair her bir işleme ilişkin
internet sitesi üzerinden loglanan bilgi ve belgeler
|
3 yıl
|
Hizmetin ifa edildiği tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesini izleyen ilk periyodik imha süresinde
|
|
19
|
Müşteriler
|
Ürünün tüketiciye teslim edildiği bilgisi (kargo belgeleri)
|
3 yıl
|
Hizmetin ifa edildiği tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesini izleyen ilk periyodik imha süresinde
|
|
|
Müşteriler
|
Satılan ürüne ilişkin ödeme belgesi, garanti belgesi ve
diğer belgeler
|
10 yıl
|
Hizmetin ifa edildiği tarihten itibaren saklama süresinin
geçmesini izleyen ilk periyodik imha süresinde
|
13.
Politikanın Yayınlanması ve Saklanması
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki
farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır.
14.
Politikanın Güncelleme Periyodu
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler
güncellenir.
15.
Yürürlük
Politika, çalışanlara duyurulması ve Veri Sorumlusunu’nun internet
sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.
Veri Sorumlusu Unvan: Omix Mobil Teknoloji A.Ş
Mersis no :
0642089614100001
E-posta adresi :
info@omix.com.tr
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi:
omixmobil@hs03.kep.tr
Fiziki Posta adresi :
Maslak Mah., Aos 55. Sok., 42 Maslak A Blok Sitesi No:2-25 Sarıyer
/İSTANBUL
EK- 1: İLGİLİ KİŞİNİN TALEBİ ÜZERİNE İMHA TUTANAĞI
İLGİLİ KİŞİ TALEBİ ÜZERİNE DOKÜMAN İMHA TUTANAĞI
Aşağıda listelenmiş olan kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler içeren
dokümanlar, Veri Sorumlusu sıfatıyla Omix Mobil Teknoloji A.Ş tarafından; 6698 Sayılı Kişisel
Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca, ilgili kişinin
talebi doğrultusunda kişisel verilerin imha edilmesi gerçekleştirilmiştir.
İlgili kişinin talebi doğrultusunda imha edilen dokümanlarla ilgili
kullanılan imha tekniği ve tarihi, imha edilen dokümanların ve dosyaların
içeriği aşağıdaki tablolarda detaylı olarak belirtilmiştir.
|
İlgili Kişi
|
|
|
İlgili Kişi İmha Talep Tarihi
|
|
|
İmha Tekniği
|
|
|
İlgili Kişiye İmha Evrakı Tebliğ Tarihi
|
|
|
Dokümanlarda Bulunan Veri Kategorileri
|
(Kimlik, iletişim, finans, mesleki deneyim, görsel işitsel
kayıtlar vb.)
|
|
Dokümanların Bulunduğu Ortam
|
(Fiziki ise özlük dosyası, sanal ise Google Drive/Cloud
vb.)
|
|
İmha Edilen
|
Doküman Listesi
|
|
1.
|
2.
|
|
3.
|
4.
|
|
5.
|
6.
|
|
7.
|
8.
|
|
9.
|
10.
|
|
11.
|
12.
|
|
13.
|
14.
|
|
İMHA EDEN
Adı Soyadı / Pozisyon / İmza
|
İMHAYA TANIK OLAN
Adı Soyadı / Pozisyon / İmza
|
|
|
|
EK 2- PERİYODİK İMHA TUTANAĞI
Aşağıda listelenmiş olan kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler içeren
dokümanlar, Veri Sorumlusu sıfatıyla …… tarafından; 6698
Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca,
kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler içeren dokümanların
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca saklama sürelerinin
bitmesi nedeniyle
imha edilmesi gerçekleştirilmiştir. Yasal saklama sürelerinin bitmesi
doğrultusunda imha edilen dokümanlarla ilgili kullanılan imha tekniği ve
tarihi, imha edilen dokümanların ve dosyaların içeriği aşağıdaki tablolarda
detaylı olarak belirtilmiştir.
|
Verileri imhaya Konu İlgili Kişi
|
|
|
İmha Tarihi
|
|
|
Kullanılan İmha Tekniği
|
|
|
Dokümanlarda Bulunan Veri Kategorileri
|
(Kimlik, iletişim, finans, mesleki deneyim, görsel işitsel
kayıtlar vb.)
|
|
Dokümanların Bulunduğu Ortam
|
(Fiziki ise özlük dosyası, sanal ise Google Drive/Cloud
vb.)
|
|
İmha Edilen
|
Doküman Listesi
|
|
1.
|
2.
|
|
3.
|
4.
|
|
5.
|
6.
|
|
7.
|
8.
|
|
9.
|
10.
|
|
11.
|
12.
|
|
13.
|
14.
|
|
İMHA EDEN
Adı Soyadı / Pozisyon / İmza
|
İMHAYA TANIK OLAN
Adı Soyadı / Pozisyon / İmza
|
|
|
|